تخطئ الكثير من الشركات في طريقة منحها للخدمة أو في حصول خطأ ما في المنتج الذي تقدمه، وفي مثل هذه الحالات يجب عليها تقديم الاعتذار لزبائنها الذين يؤدي تقييمهم لها دوراً كبيراً في سمعتها، واتِّخاذ الإجراءات اللازمة كتبعيات لهذا الاعتذار.
بعض الشركات تنتهج مبدأ إعطاء المزيد بالقليل؛ أي تقدِّم خدمات كبيرة مقابل مبلغ أقل كنوع من التحدي في السوق غير مدركة أنَّ هذه الطريقة سوف تفقد منتجها قيمته المتصورة لدى العملاء الذين سوف يشككون في جودته ومصداقيته، وتؤثر بشكل سلبي في العمل في المستقبل.
يتطلب التعامل مع شكاوى العملاء اتباع نهج منهجي ولطيف يعمل على حل المشكلة العاجلة ويحصد أيضًا رؤى قيمة لإجراء تحسينات على المدى الطويل.
إذا لم تتعامل شخصيَّاً مع شكاوى عملائك، فيجب عليك انتقاء موظِّفي خدمة العملاء بكفاءةٍ مع الحرص على تدريبهم على الكثير من تفاصيل عمل الشَّركة والهدف منها، مع ضرورة تمتُّعهم بقدرٍ كبيرٍ من التَّعاطف والقدرة على التَّواصل العميق مع من أمامهم، فهؤلاء الموظَّفون هم واجهةُ شركتك أو نشاطك التِّجاريّ، فيجب أن تتأكَّدَ تماماً من تعاملهم بكفاءةٍ مع العملاء؛ لأنَّ تجربةً واحدةً سيئةً لن تجعلك تخسر عميلاً فحسب، بل قد يمتدُّ الأمر إلى شبكة معارفه بأكملها أو العملاء المتواجدين خلال طرح المشكلة والَّذين قد لا تريحهم على الإطلاق طريقة تعامُلِ خدمة العملاء، وقد يمتدُّ الأمر إلى شكاوى رسميَّةٍ أو عبر الإنترنت وغيرها من تبعاتٍ سيئةٍ بالتَّأكيد.
عقد مراجعات دورية لتقييم أداء المنتجات أو الخدمات وضمان استمرار تلبية توقعات العملاء.
المعلومات التي يدخلها المشتركين أثناء استخدام الخدمات المتوفرة على موقعنا
يجب التركيز على تحسين سهولة وفاعلية عملية الحصول على الخدمة من خلال تقليل تعقيدات الحصول على الخدمة أو المنتج، وتوفير إعلانات وتوجيه فعال لتوضيح كيفية الحصول على الخدمة بشكل صحيح، وتأهيل الموظفين لضمان أنَّهم قادرون على توجيه العملاء بشكل فعال وتقديم المساعدة عند الحاجة.
يعد هذا التحليل ضروريًا لتعزيز تجربة العملاء ورضاهم بشكل عام.
إجراء استبيانات دورية للعملاء لفهم توقعاتهم وتقييم رضاهم عن الخدمة المقدَّمة.
يساعد طرح الأسئلة -بشدَّةٍ في هذه المرحلة- في الوصول إلى جذر المشكلة وحلّها تماماً دون الاضطرار لإعادة الأمر نفسه مع عملاء آخرين، فاطلب من العميل طرح أمثلةٍ أو شرح نقطٍ أكثر أو اسأله عن معلوماتٍ تحتاج لمعرفتها لتحديد موضع الخطأ بالتَّحديد.
الخطوة الأولى في الاستجابة لشكوى العميل هي الاستماع باهتمام. يظهر الاستماع الفعال ، بما في ذلك الاتصال اضغط هنا بالعين والتعليقات ، للمستهلك أنك تهتم بمشكلته.
السفر والضيافةالخدمات الماليةرعاية صحيةالقنبتكنولوجيا
فإذا قمت بتغير نظرتك إلى الشكاوى كونها عملية مزعجة تضر بصورة علامتك التجارية وتضعفها أمام المستخدمين، ونظرت إليها كونها فرصة لإعادة التقييم والتطور،تمكنت حينها من منحها الاهتمام الذي تستحقه وساعدت خدمتك على التحسن والتطوير.
بالرغم أن أساسيات خدمة العملاء هو أن تسعى لإرضاء العملاء بأى صورة وفي أى شكل، إلا أن قانون العميل دائمًا على حق ليس بالضرورة قابل لتنفيذ في كل الأوقات؛ فكما شرحنا سابقًا أحيانًا ما يستخدم العملاء هذه النقطة في سبيل الحصول على إمتيازات إضافية لا حق لهم فيها، لذلك عليك بتثقيف فريق خدمة العملاء لديك جيدًا ومنحهم السلطة لرد على الشكاوى الغير حقيقية لدى العملاء والتعامل معها بإحترافية لا تسمح بوجود أى استغلال للمؤسسة.